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「博时价值2号」信息技术主管应该避免的十个信息技术预算错误

技术,信息,预算,主管,错误时间:2021-04-16 20:21:33浏览:130
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原标题:信息技术总监应避免的十个信息技术预算错误

节约成本仍然是IT高管关注的重点领域,在掌握如何制定优秀的IT预算这一复杂工作之前,还有很长的路要走。对企业整体的IT支出有更好的了解,对支出情况有更详细的了解的首席信息官,可以更好的在合适的时间将合适的资金分配到合适的地方。理解水平越高,越能有效的找出成本损失的地方,并进行弥补。

以下是一些给首席信息官的好消息:高德纳研究人员表示,2021年,信息技术支出预计将增长6.2%,全球信息技术支出预计将从2020年的3.7万亿美元增长到今年的3.9万亿美元。据高德纳称,加速的数字转型项目极大地促进了这一增长。

然而,首席信息官们没有得到空白支票。虽然今年整体IT支出预计会增加,但IT总监和顾问表示,他们必须继续密切关注资金的去向。此外,2021年信息技术支出的增长是在2020年收缩之后,因此与新冠肺炎疫情爆发前的预算相比,这一增长微不足道。

企业管理咨询公司珠穆朗玛峰集团副总裁Ashwin Venkatesan表示:“目前,节约成本仍然是人们关注的焦点。”他预测,今年许多首席信息官实际上会看到一个分层的资本预算。不是每个人都能获得6.3%的支出增长。根据IDG的“2021年首席信息官状况”报告,只有49%的信息技术主管预计他们的预算会增加,39%的人预计他们的预算会保持不变,12%的人预计他们的预算平均会减少18%。

许多IT高管和他们的顾问说,用更少的钱做更多的事情是IT工作的共同要求,我们总是被期望在支持创新的同时提高效率。

为此,首席信息官需要有足够的资金和适当的支出。然而,温卡赞等人表示,在许多首席信息官掌握如何制定良好的信息技术预算这一复杂任务之前,还有很长的路要走。

在这里,他们分享了首席信息官应该避免的十个预算错误。

01

理解和精细有限

几十年来,信息技术预算的复杂性增加了,许多首席信息官试图了解他们支出需求的更精细的元素。温卡特森说:“你会看到一些人对他们的预算没有正确的理解,也没有必要的理解。”

通常组织中有很多孤立的技术支出孤岛,这些业务部门或团队自己管理资金。温卡特桑将其比作一个家庭,每个成员都有自己的账户,这样就很难计算出准确的总支出集中账户。这种情况会导致成本的双重计算,一些领域的过度投资,其他领域的投资不足,对所有资本流动缺乏详细的了解。

温卡特桑表示,能够更好地了解企业整体IT支出方向,对支出情况有更详细了解的首席信息官,能够更好地在合适的时间将合适的资金分配到合适的岗位。他补充道:“理解水平越高,你就越能有效地找到损失的地方,并弥补损失。”

02

未能尽可能将成本转化为利润

沃尔夫战略合作伙伴的创始人兼首席执行官拉里·沃尔夫(Larry Wolff)表示,首席信息官通常可以将预算更多地转化为利润。例如,他们通常可以利用程序员和开发人员的工资成本来开发新产品以获取利润,而不是将这些成本保留在运营预算中。

沃尔夫说:“我去过很多公司。不知道他们有没有考虑过,也不知道他们是否知道这是完全合法的。”他指出,会计工作的调整可以帮助许多组织重获可观的收入。但是,会计工作可能会变得复杂,所以沃尔夫建议首席信息官和首席财务官应该密切合作,做好这项工作。

03

在不合适的时候大写

另一方面,首席信息官可能会因为在不适当的时候将某些支出资本化而陷入困境,或者他们可能无法在需要时将资本化成本转换为运营成本。管理咨询公司Swingtide的首席财务官兼高级顾问凯文·哈伯(Kevin Haber)表示:“如果有五六个人从开发工作转到技术维护和支持工作,这种变化可能需要五位数的资金,可能每月需要数万美元。”“而且,如果这次人事变动不是(提前计划的),可能在资金来源上就很不好。”

哈伯建议高管们应加强对正在进行的项目的相关时间安排和支出计划的沟通,以避免此类问题。他警告说:“你需要为将在预算年度开始或结束的当前项目和计划项目建立一个更好的审查流程。你必须知道这些项目的目标,什么时候完成,费用是多少,预算由谁来接手,项目资金是否充足。”

04

没有得到所有预期的成本资金

专家表示,由于首席信息官的疏忽,这些项目可能会得到一个不完整的成本目录,这意味着缺失的支出不会列入项目预算。例如,专家表示,首席信息官通常不会考虑购买税、临时劳动力成本或年中服务合同费用的增加。

“你不想意识到你没有足够的预算在半年后完成接下来的工作。沃尔夫说:“当你提出这种情况导致成本超过最初的预算时,这将使会计师发疯。”他补充说,这种情况可能会损害首席信息官和高级管理同事之间建立的信任和可信度。做预算的时候最好认真考虑这些杂费,而不是等到账单到期才收钱。

05

转移成本(并认为你在省钱)

首席信息官可以选择退款模式,也可以让企业领导自行承担技术费用,但首席信息官对可以转入其他部门预算的金额有一定的限制。即使他们能够并且确实将资金转移到其他部门,也不应该将这些资金算作IT部门的节约。

毕竟这些钱都是来自组织的总预算;沃尔夫说,转移成本并将其视为节约会损害首席信息官的可信度。另一方面,沃尔夫警告首席信息官不要让企业领导人将预算内的成本转移给信息技术部门。这可能会强化一种误解,即信息技术部门只是一个成本中心,其支出正在增加。

“我见过这些做法,可能会惩罚IT部门,因为IT部门的成本好像在增加;沃尔夫说:“信息技术也让人觉得信息技术部门的工作效率不高。

06

坚持更贵的方式

亨氏信息系统和公共政策学院的客座教授格雷格·j·图西尔(Greg J. Tusil)表示,首席信息官们经常“不停地买单,但不知道是否会有更好的事情发生”。因此,他们不断为现有技术付费。虽然这些技术已经得到了验证,但成本可能超过用更现代的技术替换它们的成本。

Tusil以虚拟专用网(VPN)为例。当新冠肺炎疫情迫使企业在家办公时,尽管选择其他安全产品(如软件定义的边界方案)可能更有效,但许多首席信息官更决心使用虚拟专用网络来实现安全的远程访问。

“首席信息官应该始终寻找这样的机会,大多数组织更愿意在预算周期内接受这些方案的调整;预算周期可能是你做出改变和证明自己的最好机会,”图西尔补充道。

07

忽略意想不到的后果及其代价

首席信息官也很容易忽视选择现有技术的意外后果的成本。Tusil说:“会产生很多间接成本,这些间接成本没有考虑好,与那些已经充分把握的机会相关的损失成本也没有考虑。”

他又提到了VPN。随着企业越来越多地使用这种技术,他们通常会产生其他相关费用,例如在家庭系统上安装客户端、为个人设备打补丁以满足可接受的配置标准,以及支付更多服务台员工的费用以处理更多来自遇到VPN使用问题的家庭办公人员的呼叫。同时,解决VPN相关问题所需的资源,意味着其他能够为企业带来更多价值的项目,可能得不到足够的资金支持——也就是失去某个机会所带来的相关成本。

08

保持年度周期

“多年来,信息技术预算一直是一项年度工作:你必须考虑你想要保留什么以及需要财政支持的新项目。但将投资锁定在12个月的年度周期并没有带来企业所需的灵活性,”温卡特森说。

因此,有远见的首席信息官正在调整年度预算流程,以更好地支持其部门内的敏捷性和创新。温卡特森解释说,他们现在正在使用更灵活的资本分配模式,以便在更短的时间内分配资本支出。例如,他们按季度分配预算,并将资金分配给有前途的想法。如果这些想法创造了价值,就会给他们更多的费用,如果这些想法不是以一年为周期而是以三个月为周期没有创造价值,他们的资本支出就会终止。

09

忽略优化机会

温卡特森建议首席信息官在制定预算时,应检查他们的固定成本和运营成本,以便他们能够做出明智的优化决策。“它包括优化和消除浪费。设备和软件许可证可能会超过要求的数量,并且根本不会使用。或者,信息技术部门可能与不同的第三方供应商签订了多份合同,这些供应商可以合并,以实现规模经济,”他说。

温卡特森工作的珠穆朗玛峰集团发现,通过更合理的云迁移和云成本管理,大多数企业信息技术投资项目可以将成本降低至少15%至20%。自动化和过程改进;与供应商重新协商价格;配合系统集成商进行托管服务;产品交付结构的优化;以及资产优化重组。

10

全面设定严格的预算预期

哈伯还主张更好地理解IT支出的具体细节,尤其是在固定成本和可变成本方面。他经常看到首席信息官通过设定总体预期(即设定每个部门的增长百分比,或要求每个部门完成特定的削减百分比)来制定预算,而不考虑没有变化的固定成本。

这种做法可能会在年中引发一场战斗,各个部门会争夺、转移或削减资金,这场战斗会损害首席信息官在首席财务官和其他高级管理人员心中的信誉。它还可能限制首席信息官用于创新和其他计划的资金,这可能会给组织带来更高的回报。

哈伯说:“首席信息官必须更多地了解预算的哪些部分是固定的,哪些是可变的,这样他们才能合理削减开支,合理调整其他领域的开支。”

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